Wie wordt de nieuwe secretaris van JSC Magnus?

Met het vertrek van Annemiek uit het bestuur hebben we een vacature voor de functie secretaris. Wie wil in die rol meehelpen om onze mooie club op een nog hoger plan te krijgen? Je bent van harte welkom in ons bestuur.

Algemene bestuurstaken

• Neemt deel aan bestuursvergaderingen (ongeveer eens per 6 weken in het seizoen), rouleert als notulist.
• Heeft oog voor het reilen en zeilen van de vereniging en denkt mee over verbeteringen.
• Is zich bewust van de doelstellingen (visie/missie) van de club en toetst ontwikkelingen en besluiten daar aan. Denkt mee met hoe de organisatie moet veranderen bij een groeiende club, met ook oog voor praktische uitwerking.
• Is regelmatig zichtbaar op verenigingsactiviteiten.

Eigenschappen

• Binding met de club
• Toegankelijk
• Communicatief (mondeling en schriftelijk)
• Omgevingsbewust
• Ordelijk
• Proactief

Toelichting van Annemiek Zeeman, onze uittredend secretaris

Mijn bezigheden als secretaris bestaan concreet uit zorgen voor inschrijven van nieuwe leden in het digitale systeem bij de schaakbond en het bijhouden van onze ledenadminstratie. Verder het beantwoorden van mailtjes (2 à 3 per dag) van potentiele leden en trainers en bijvoorbeeld de sportorganisatie van Utrecht, de regionale schaakbond en de schaakbond. Dat laatste komt af en toe voor! Bij bijvoorbeeld het organiseren van evenementen ed. En bij opgave van kinderen voor onder meer het NK-e-teams of het aanvragen van vrijstellingen voor deelname aan NK’s. En soms het bijwonen van een vergadering van de SGS (jeugdcommissie, al is Dirk dit jaar aan de beurt :)).
Verder 1 keer in de zes weken vergaderen met het bestuur en nadenken over beleid en invulling van de clubavonden. Dan met roulerend notulist. Jaarlijks voorbereiden van ALV stukken en ook notuleren bij de ALV. Dat kost in de maand september wel wat tijd.

Hoeveel tijd ik kwijt ben is moeilijk te zeggen. Aan het begin van het seizoen ben ik veel tijd kwijt met invoeren nieuwe leden en ook afmelden van oude leden. Maar als je dit gedurende het jaar wekelijks bijhoudt kost het misschien een kwartiertje per week. De mailtjes beantwoorden deed ik altijd tussendoor, en kost misschien 5/10 minuten per dag, afhankelijk van de dag. Op vrijdag zijn er soms afmeldingen in de middag en dan app ik dat weer naar de indelingscommissie.

Naast het secretarisschap vorm ik ook samen met Dharma de wedstrijdcommissie (volwassenen en jeugd) en heb ik ook het project 12 plus geleid (met schaakkamp). En verder help ik bij toernooien en andere leuke activiteiten als volwassenschaak (bar). Maar dit zijn dingen die de nieuwe secretaris niet hoeft op te pakken (mag natuurlijk wel). Ik ga dit eerst nog voortzetten en wellicht vinden we daar in de toekomst een andere vrijwilliger voor. Verder ben ik natuurlijk veel aanwezig bij alle activiteiten, gewoon omdat mijn kinderen enthousiast lid zijn/waren. En omdat ik veel aanwezig was kon ik ook helpen op de vrijdagavond en woensdagmiddag bij het reilen en zeilen op de gang. Maar er zijn genoeg bestuursleden bij de verschillende activiteiten aanwezig om te helpen en ook om aanspreekpunt te zijn van het bestuur.