De Magnus app

In het begin, toen de club vrij hard groeide dacht onze toenmalige voorzitter Jochem Aubel, waarom zou ik niet een app ontwikkelen om te zorgen dat de vereniging adminstratief lekker loopt? Deze app is er ook gekomen.

De Secretaris

Als mensen zich aan willen melden voor onze club kost, dat de secretaris 0 sekonde adminstratietijd. Ze vullen een link in, en de informatie komt automatisch in de app met de wachtlijststatus. Ook worden ze dmv een mailchimp connectie automatisch toegevoegd aan de wachtlijst.

Als we aan het begin van het seizoen bv plek hebben voor 30 nieuwe leden, dan kan de secretaris op wachttijd bv de 60 langst op de wachtlijst staande leden eruitfilteren en die een email sturen. Deze krijgen dan de status proeflid. Na de proeflessen besluit de helft om toch te gaan korfballen, die krijgen de status onbekend, en de andere helft wordt lid. Als ze lid worden moet je ze in de administratietool van de ksnb zetten, en krijg je een knsb nummer. Deze, en andere informatie zoals:

Schaken op woensdag of vrijdag
De iban voor de incass's (alleen in te zien door de secretaris en penningmeester)
De trainingsgroep
Email
Telefoonnummer

Voer je in in de app, en zet het persoon op status aktief.

De Penningmeester

Eens per jaar worden de incasso's uitgevoerd. Bij de finaniciele gegevens is er ook een tekstveld voor de bijzonderheden. Zo hebben wij wat ex-jeugdspelers, die geen lessen meer volgen, maar wel met de zaterdagcompetitie meedoen. Die krijgen uiteraard een laag bedrag wat ze per jaar moeten betalen.

Omdat alle informatie beschermd op 1 plek staat, is dit voor de penningmeester een fluitje van een cent.

De Technische Comissie

Deze club (oude) heren maakt drie keer per jaar de trainingsgroepsindeling. Er wordt dan voor een avondje een Excel uitgedraaid op trainingsgroep (van A1 tot E9) en daar wordt met wat versnaperingen en wat biertjes een avond over gediscussieerd. Uiteindelijk wordt de nieuwe indeling vastgesteld, die de secretaris de volgende dag weer invoerd.

De Externe Competitieleider

Bij een jeugdclub van ongeveer 200 leden kan je soms best wel even moeten puzzelen om de externe competitieteams samen te stellen. In het verleden hield er iemand een excel sheet bij, en dat ging nog wel eens mis... Kinderen die zich hadden opgegeven waren dan niet ingedeeld.Met de app weet ja eind augustus al wie er vorig jaar extern speelde en nog lid is, en die groep kan je met een mail mededelen dat als ze niet reageren ze volgend jaar weer extern spelen.

De commissie Online

Uiteraard worden in de app de chesskid en lichess id's bijgehouden. Alle kinderen onder 12 krijgen bij ons van de club een chesskid account. De chesskid info staat niet in de app, maar je kan eenvoudig uit chesskid een excel uitdraaien met hoeveelpartijen er zijn gespeeld, en welke rating ze nu hebben. Met een excel uit de app met bv de trainingsgroepen en chesskid ids, kan je heel makkelijk per trainingsgroep zichtbaar krijgen hoeveel er online wordt geschaakt.

Op lichess maken de tieners soms de meest vage gebruikersnamen aan. Omdat je deze in de app bijhoudt, weet je altijd wie wie is.

De trainer

Elke trainer kan in de app (alleen) zijn eigen trainingsgroep zien. Dus als er proefleden langskomen, dan zijn die ook zichtbaar in de app. Voor de communicatie in de groep gebruiken we signal.org, en zij/hij kan dus ook checken of iedereen in de trainingsgroep ook op signal zit.

Kortom...

Een berehandige tool, en een van de redenen waarom alles bij Magnus zo soepeltjes loop. Meer informatie nodig? info@clubhelper.nl (Bessel).